Istuimme seuran X toimistolla. Paikalla olivat puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet, jotka olivat pyytäneet allekirjoittaneen sparraamaan organisaation kehityshaasteissa.
Oli aika kohdata kylmät tosiasiat seuran nykytilanteesta ja ”Lottovoitto” – testi on siihen yksi parhaista välineistä.
Otimme siis esiin tyhjät paperiarkit sekä kynät ja aloitimme tehtävän…
Kuvan lähde
”Lottovoitto” – testi
”On lauantai-ilta ja klo 23.02 urheiluseuran hallituksen jäsenten kännykät piippaavat uuden meilin merkiksi. Otsikko kentässä lukee:
”JEEEEEEEEEEEEEEEEEE!!!!”
Ja loppuviesti menee näin:
Heippa Hallitus,
Meille seuran toimiston porukalle osui juuri loton päävoitto ja olemme jo matkalla Bahamalle. Emme siis aio tulla enää maanantaista eteenpäin töihin.
Tsemppiä seuran pyörittämiseen!
Puheenjohtajalle nousee kylmähiki otsalle, nyt on otettava homma haltuun ja äkkiä! Saman tien lähtee meili muille hallituksen jäsenille otsikolla:
”Kiireellinen palaveri seuran rutiinien hoitamisesta tästä hetkestä eteenpäin toimistolla tulevana maanantaina klo 19”
Mitkä ovat urheiluseuran hallinnon olennaisimmat prosessit ja projektit?
Istuimme siis seuran X avainhenkilöiden kanssa tekemässä tätä tehtävää. Olin kertonut yllä olevan tarinan taustaksi ja nyt lähdettiin miettimään mitä konkreettisesti tarkoittaisi juuri tämän seuran osalta.
Pyysin jakamaan ensiksi paperin viivalla kahtia ja kirjoittamaan jatkuvat ympärivuotiset prosessit sekä kertaluontoiset projektit otsikoiksi omille puolilleen.
Ensimmäinen osa ”Lottovoitto” – testiä on nimittäin luonnollisesti määrittää ne tehtävät, joita sen kuuluisan JOKU-henkilön on tehtävä.
Nyt sitten aloitettiin varsinainen työ. Pyysin paikalla olevia seuraihmisiä laittamaan näitä olennaisia prosesseja ja projekteja omiin sarakkeisiinsa.
Tässä vaiheessa sinun on hyvä tehdä sama oman seurasi osalta, jos et nimittäin halua lukea esimerkkiseuran kuvan alla olevia tuloksia ensin. Eli ei muuta kuin paperi sekä kynä esiin ja pohtimaan olennaiset kertaluonteiset sekä jatkuvat hallintohommat seurassasi.
Tosi mielenkiintoista juu… I know… 😉
Mutta harvinaisen olennaista tehtävän epäseksikkyydestä huolimatta, jos tehokkaasti resurssinsa kohdistava seura on Sinulla tavoitteena.
Noin 5 minuuttia kirjoittamisen aloittamisesta seuran puheenjohtaja totesi suureen ääneen:
Ei meillä ole yhtään jatkuvaa ympärivuotista hallintoprosessia seurassa, nämä ovat kaikki projektiluonteisia hommia!
Muut paikallaolijat komppasivat omien listojensa kanssa samaa. Tärkeimmät hommat olivat järjestäen seuraavan tyyppisiä:
- Palkataan valmentajat joukkueisiin
- Varataan salivuorot
- Lähetetään laskut kaksi kertaa vuodessa ja tarkistetaan onko maksettu. Lisäksi anotaan kaupunginavustukset kerran vuodessa.
- Päivitetään nettisivut, kun jotain olennaista tiedotettavaa
- Maksetaan palkat ja laskut kerran kuussa
- Hoidetaan tulipalot silloin kun niitä syttyy ja jos rakenteet ovat kunnossa ja oikeat tyypit seurassa, niin nämä ovat todella harvinaisia.
Totta kai kaikkea muutakin seurassa hallinnon osalta tehdään ja osa ainakin semi-oleellista, mutta kaikkein tärkeimmät jutut olivat suunnilleen tässä kokemukseni perusteella.
Kuuluisan Pareto Prinsiipin mukaan 20 prosentilla asioista saadaan yleensä 80 prosentilla tuloksista ja tässä on tyypillinen esimerkki urheiluseuran osalta aiheesta.
Kaiken maailman lillukanvarsi-tason juttuja voi viilailla seurassa vaikka 24/7 ja olen itse tätä myös aivan liian monta vuotta seuratyöntekijänä tehnyt.
Perusseuratyön olennaisuudet voi kuitenkin summata seuraavasti:
- Hankitaan ryhmiin hyvät valmentajat
- Varataan harjoitustilat
- Hoidetaan tavalla tai toisella kausimaksut ja muut tulot seuran pankkitilille ja hoidetaan laskut sekä palkat
- Tiedotetaan sisäisesti ja ulkoisesti toiminnasta
Huomisessa tämän aiheen kakkososassa käyn läpi niitä ajatuksia, mitä seurassa X heräsi testitulosten jälkeen.
Lisäksi pohdin niitä syitä, jotka ovat nykyisiin osan seurojen raskaisiin hallintorakenteisiin johtaneet ja käytännön ratkaisuja, miten eri tilanteissa olisi urheiluseuroissa järkevää hallinnontehtäviä kustannustehokkaasti hoitaa.
Mitä mietteitä ”Lottovoitto”-testi herätti Sinussa? Kommentoi tähän alle.
Jos koet aiheen voivan olla hyödyllinen muillekin, niin jaa eteenpäin helposti alla olevilla some-napeilla.