Tämä on jatko-osa eiliseen kirjoitukseen ”Lottovoitto”-testistä, joka kannattaa ehdottomasti ensiksi lukea läpi kartalle pääsemiseksi aiheesta.
Miten ”Lottovoitto”-testin seurassa X todellisuus vastasi tarpeita?
Kun oli käynyt selväksi seuravaikuttajien oma analyysi olennaisista hallintohommista sekä niiden projektiluonteisuudesta, niin pääsimme keskustelemaan vastaako nykyinen töiden organisointimalli todellista tarvetta.
Kyseisessä seurassa oli useampi päätoiminen toimistohenkilö ympärivuoden palkattuna ja oltiin harkitsemassa yhden uuden osa-aikaisn rekrytoimista, koska ”hommia oli niin paljon”.
Työntekijäresursseja oli siis palkattu tasaisesti 12 kuukaudelle, joka ei taas millään vastannut ”Lottovoitto”-testin pohjalta tullutta analyysiä työkuorman jakautumisesta hyvin epätasaisesti eri puolille toimintakautta. Mistä tämä selkeä ristiriita on oikein saanut alkunsa ja miksi sitä hyvin harva seura lähtee korjaamaan?
Nyt oltiin perinteisen seuratyön hallintohommien paradoksin äärellä, johon olen myös itse seurassa päätoimisena työntekijänä toimineena usein törmännyt:
Toimistoväen näkökulmasta hommia on huomattavasti enemmän kuin ehtii tekemään. Jokaisen työnkuvassa on parikymmentä ranskalaistaviivaa erilaisia ”sillisalaatti”-duuneja ja lisäksi koko ajan joku riita selviteltävänä.
Toisaalta kuten yksi hallituksen jäsen minulle omasta seurastaan aikoinaan totesi:
Aina kun käyn seuran toimistolla, niin kuulen kuinka älytön kiire on päällä. Itse olen alkanut ihmettelemään, mitä ne paperihommat ja jatkuvat tulipalot käytännössä oikein ovat ja miten niitä ei koskaan saada hallintaan?
Kuva: Loco Steve
Mistä tässä on siis kysymys?
Oman kokemukseni mukaan ”jatkuva kiire” on seurausta neljästä juurisyystä:
- Seurassa tehdään liian monia asioita. On kilpajoukkueita, harrasteryhmiä, edustusurheilua, kerhoja, turnauksia, leirejä, kursseja… Kaikki nämä ovat yksittäisinä toimintamuotoina kannatettavia, mutta seuran olisi mietittävä tarkkaan kuinka montaa eri asiaa sen organisaatio pystyy laadukkaasti hoitamaan nykyisillä resursseillaan ja toimintamalleillaan –> Seurauksen on se iso kasa tulipaloja, johon kaikkien aika sitten menee perustyön sijaan. Usein pieni olisi kauniimpaa myös seuratyössä. Lisää aiheesta kirjoituksessa ”Urheiluseuran Kehityskaari”.
- Asioita hoidetaan epätehokkailla tavoilla. Nykypäivänä on tiedottamiseen, laskuttamiseen yms. olemassa niin helppokäytöisiä teknisiä apuvälineitä, että niitä oikein hyödyntämällä voidaan työajallisesti todella pienellä resurssilla saada hommat hoidetuksi.
- Erilaiset palkkaustukisysteemit lisäksi kannustavat omalla tavallaan seuraa yliresurssoimaan hallintoaan. Koska saadaan tuettuna aluksi edullisesti kokopäiväinen työntekijä, niin ajatellaan sen olevan automaattisesti parempi ratkaisu, kuin palkata esimerkiksi vain 10 viikkotunnin työntekijä omalla rahalla.
- Palkatut hallintoihmiset pelkäävät tilannetta, jossa kiirettä ei olisi. Kuten yksi päätoiminen minulle suoraan totesi: ”Miksi tehostaisin näitä hallintoprosesseja, kun se tarkoittaisi oman työpaikkani todennäköistä menettämistä?”. Hän siis koki olennaiseksi itsensä tarpeelliseksi tekemiseksi ylläpitää kiireen tuntua ja työläitä hallintojuttuja.
Tuo viimeinen neljäskohta tuli esiin myös päätoimisten palkkatuen väliraportissa, jossa haastateltiin tuella työllistettyjä. Alla suora lainaus raportin sivulta 23:
Ensimmäisinä työntekijöinä seuraan palkatuilla henkilöillä oli myös tarvetta osoittaa, että palkkauspäätös oli ylipäätään oikea. Suoranaiseksi tavoitteeksi mainittiin, että tarkoitus on osoittaa palkatun henkilön tarpeellisuus seuran kehittämisessä.
Tämä täysin inhimillinen ilmiö on seurassa hyvä ottaa huomioon, kun käydään keskusteluja hallinnon tehokkaasta organisoimisesta.
Mitä sitten pitäisi tehdä kustannustehokkaan hallinnon aikaansaamiseksi seuraan?
1. Ensimmäiseksi kannattaa miettiä, miten jäsenrekisterit, laskutus, tiedotus yms. on järkevää hoitaa mahdollisimman automatisoidusti. Parhaimmillaan päästään kokonaiskonsepteihin, joihin ei tarvita ollenkaan palkata erillisiä toimistohenkilöitä niitä hoitamaan.
2.. Karsittaan kaikki turha kokonaan pois seuran prosesseista eli Keep It Simple Stupid = KISS – periaatteella. Tämä luonnollisesti vaatii, että ensiksi määritetään mikä on seuran ydintoimintaa eli tehdään jonkinlainen strategiaprosessi. Tämä vähentää huomattavasti viestintää epäselvistä asioista ja tiputtaa tulipalojen määrään murto-osaan verrattuna ”miljoonaa eri asiaa” tekevään seuraan.
3. Mietitään ensiksi mitkä kaikki hallinnon hommat on mahdollista tehdä vapaaehtoisilla. Usein luottamushenkilöissä on myös hyvää osaamista juuri näihin tehtäviin.
Oman kokemukseni mukaan muun muassa seuratason tiedotus on keskimäärin laadukkainta, joissa se on vapaaehtoisten käsissä versus palkkatyöläisten, joilla miljoona muutakin tehtävää hoidettavanaan. Kaikkein kustannustehottominta on lisäksi alkaa tekemään palkatuilla samoja juttuja, jotka aikaisemmin hoituivat talkooihmisillä. Ohessa esimerkki seuratuenvälikiraportista sivulta 32:
Ongelmia syntyy varmasti, jos käy kuten ainakin yhdessä vastanneessa seurassa, jossa johdon edustajan vastauksen mukaan johdon tehtävät oli kaadettu palkatulle. Palkatusta ei synny seuralle lisäarvoa, jos hänen panoksellaan korvataan esimerkiksi parin kolmen sivuun siirtyvän vapaaehtoisen työpanos.
4. Palkataan ihmisiä hallinnontehtäviin vain tarvittava määrä. Tällöin ei oteta ketään esimerkiksi ympärivuoden hoitamaan ”toimistoa”. Jos Lottovoitto-testin seuran X mallisesti suurimmaksi osaksi tehtävät ovat projektiluonteisia, niin luonnollinen tapa voi olla maksaa kertakorvaus sopivalle henkilölle homman hoitamisesta. Vaikkapa ”Saat xxxx euroa, kun olet tehnyt seuran kaikki valmentajasopimukset kuntoon”.
Toinen hyvä malli on lähteä pienillä viikkotuntimäärillä liikkeelle. Esimerkiksi palkataan henkilö vastaamaan tunnin joka arkipäivä pelikauden ajan (noin 8 kuukautta) seuran sähköposteihin ja hoitamaan laskut yms., jos niitä tulee enemmän kuin vapaaehtoiset pystyvät hoitamaan.
Tällöin 5 tunnin viikkotyöajasta voidaan maksaa haluttaessa loistavaa tuntipalkkaa, jolla taas saadaan erinomainen henkilö hoitamaan tehtävää versus huonoa tuntipalkkaa puolipäiväiselle samoista hommista –> usein epämotivoitunut laji-ihminen pakolla hoitamassa itselleen vastenmielisiä ”paperitöitä”, kun olisi kaikille parempi hänen olla kentällä valmentamassa.
Mielellään kuulisin ajatuksesi aiheesta alla olevassa kommenttiosiossa.
Jos tykkäsit kirjoituksesta, niin voit jakaa eteenpäin verkostoissasi helposti oheisia some-nappeja käyttäen.
Liittymällä maksuttoman Uutiskirjeen tilaajaksi oheisen lomakkeen kautta saat viikottaisen yhteenvedon blogipostauksistani.