Urheiluseuran budjetointi – vältä nämä kolme tyypillistä virhettä

Tähän kirjoitukseen olen kerännyt kokemuksiani urheiluseurojen talousarvioiden isoimmista rakenteellisista ongelmista sekä ratkaisuja niihin.

Jos seurallasi talouden osalta isoin haaste ei ole liian täynnä oleva pankkitili, niin suosittelen lukemaan nämä vinkit läpi ;)
 

1. Budjettia tehtäessä mietitään vain tulevaa kautta seuran talouden kokonaiskuva unohtaen

 
Onko seurassasi vuositaisen budjettinne pohjana tarkka tilannearvio nykytilasta ja huomioidaanko siinä myös seuraavan 3-5 vuoden aikavälin tavoitteenne?

Olennaisia kysymyksiä vastattavaksi ennen seuran tulevan kauden talousarvion teon aloittamista:

  • Onko teillä omaisuutta, velkaa vai oletteko suurin piirtein nollilla aina loppuvuodesta?
  • Onko budjettinne linjassa strategian kanssa eli jaetaanko seuran taloudelliset resurssit tavoitteidenne ja arvovalintojenne mukaisesti?
  • Jos rahasta on kroonisesti pulaa, niin mihin toimenpiteisiin olette talousarvion osalta ryhtyneet ongelman ratkaisemiseksi pysyvästi?

Liian usein seuroissa mennään kausi kerrallaan ”selviytymis-moodissa” ja jätetään korjaamatta ne juurisyyt, jotka aiheuttavat esimerkiksi jatkuvasti tyhjyyttään kumisevan yhdistyksen kassan.

Lisäksi mikäli tulevaisuudessa ollaan tekemässä merkittäviä investointeja henkilöstön tai harjoitustilojen osalta, on niihin hyvä varautua jo hyvissä ajoin etukäteen.

Talousarvion maalitaulu

Kuva: Nicolas Raymond, Target Grunge Creative Commons

RATKAISU: Mietitään nykytilanteen sekä tavoitteiden pohjalta tarvittava tarkka euromääräinen vararahaston koko “pahan päivän” varalle ja aloitetaan sen kerääminen.

Kuinka suuri vaihteluväli taloudellisen tuloksen osalta on hyvän ja huonon vuoden välillä?

Mitä isompi varianssi, niin sitä suurempi vararahasto tulisi seuralla olla.

Nyrkkisääntönä olen suositellut seuroille puolen kauden kulujen kokoisen euromäärän keräämistä, jos ei tarkempaa analyysiä ole kyseisen organisaation talouden rakenteesta saatavilla.

”Mutta Mikko ei ainakaan meidän seurassa tuo olisi millään mahdollista”

Tämä yllä oleva kommentti tuli Koripalloliiton päätoimisten seuratyöntekijöiden seminaarissa pitäessäni esitystä aiheesta.

Reaktio on kokemusteni mukaan hyvin yleinen ja kuvaa osuvasti sitä, että jatkuvia talousongelmia pidetään ikään kuin luonnonlakina seuratoiminnassa.

No miten tuollaisen puolen vuoden kuluja vastaavan summan voisi realistisesti saada kasaan?

Tehdään yksinkertaisesti niin kauan ylijäämäisiä talousarvioita kunnes tarvittava vararahasto on kasassa.

Rahatukko

Kuva: Images Money, Creative Commons

”Eikö yleishyödyllisen yhdistyksen ole pakko pyrkiä nollatulokseen?”

Urheiluseuramaailmassa elää vahvasti luulo, että yhdistys ei saa tehdä minkäänlaista ylijäämää. Tarkemmin kun tätä pohtii, niin vaihtoehdoiksi jäisivät vuosittain siis vain täsmälleen nollatulos tai tappio.

Näin ei tietenkään voi olla, koska muuten loppujen lopuksi kaikki yleishyödylliset yhdistykset menisivät nurin rahojen loppuessa. Asia on linjattu myös EU:n puolesta oheisessa ennakkopäätöksessä:

EY-tuomioistuimen tulkinnan mukaan yhteisö voidaan luokitella yleishyödylliseksi, vaikka se järjestelmällisesti tavoittelisi voittoa. Ensisijaisesti on otettava huomioon yhteisön tarkoitus ja se, että voittoa ei jaeta jäsenille, vaan käytetään yleishyödyllisten palvelujen tuottamiseen.

“Direktiivissä ei kielletä yleishyödyllisiä yhteisöjä päättämästä tilikauttaan positiiviseen tulokseen”, tuomioistuimen ratkaisussa todetaan.

Olennaista on siis, että mahdolliset ylijäämät käytetään yhdistyksen toiminnan tarkoitukseen. Lisää aiheesta vanhoilta SLU:n sivuilta: EY-tuomioistuin: Yleishyödyllinen yhteisökin saa tuottaa voittoa.

EU:n lippu

Kuva: Yannis Koutsomitis, Creative Commons

Myös jäsenistön etu on, että seuraihmisten kallisarvoinen aika on käytettävissä olennaiseen eli itse toimintaan eikä jatkuvien talousongelmien kanssa painimiseen.

Vararahaston kerääminen on niin henkisesti kuin taloudellisesti kestävin malli pitkällä aikavälillä pyörittää yhdistyksen toimintaa.

 

2. Talousarviossa pyritään nollatulokseen ruusunpunaisin silmälasein tulopuolta tarkastellen

 
Urheiluseurojen talousongelmien ydinsyy on tietenkin yksinkertaisesti keskimäärin tappiollinen toiminta.

Iso yksittäinen tekijä tässä on vuosittainen budjetointiprosessi itsessään, joka liian usein menee suurin piirtein näin:

  • Asetetaan tavoitteeksi nollatulos. Jos ei riittävää vararahastoa ole kasattu, niin kannattaa yleisohjeena tavoitella 10-20% ylijäämäistä tulosta tappioiden välttämiseksi.
  • Aloitetaan talousarvion teko seuran kulupuolesta ja useimmiten kasvatetaan sitä vielä edelliseen kauteen verrattuna.
  • Tulopuolen loppusumma viimeisellä rivillä ei aluksi ole lähelläkään kulujen vastaavaa ja sitten aloitetaan niin sanottu ”luovaprosessi”.
  • Pelaajamaksujen osalta nostetaan hintoja niin paljon kuin kehdataan ja lisäksi ryhmien kokoot arvioidaan mieluummin vähän ylä- kuin alakanttiin.
  • Sponsorit riville vajetta täyttämään kopiodaan edellisiltä vuosilta tutut seuran tukijat: Sponsori 1, Sponsori 2, Sponsori 3…, jotka ikävä kyllä myös kauden lopussa ovat usein olleet saman nimisiä, kun oikeita yrityksiä ei olla löydetty eurojaan luovuttamaan yhdistyksen käyttöön…
  • Kun tulopuolelle on loihdittu tarpeeksi “Toivotaan, toivotaan…” – kasvua, niin talousarvio näyttää nollatulosta, mutta on siis todellisuudessa rakenteensa vuoksi mitä todennäköisemmin tuottamassa ison miinuksen.

Aikoinaan olen yllä olevalla konseptilla ollut tekemässä liian usein budjettia, jonka lopputuloksena oli vahvasti tappiollinen taloudellinen tulos seuralle.

Kantapään kautta asian vahvasti oppineena suosittelen välttämään kyseistä mallia viimeiseen asti.

Ruusunpunaiset lasit

Kuva: Olga Pavlovsky, Creative Commons

RATKAISU: Budjetointi kannattaa aina aloittaa luomalla realistinen kuva tulopuolesta. Olennaista on katsoa edellisen kauden toteutumia sisään tulleesta rahasta ja sen pohjalta arvioida myös tulevaa.

Usein esimerkiksi unohtuu talousarvioissa pelaajamaksujen osalta seuran luottotappiot kokonaan. Eli jos vaikka 5% laskutetuista rahoista jää keskimäärin saapumatta tilille, niin tämä on otettava myös huomioon tulevaa kausimaksukertymää arvioitaessa.

Tulopuolen osalta on olennaista myös miettiä ”worst case” – skenariot. Monen seuran taloudelle äkilliset kaupungin avustusten tippumiset tai muutaman joukkueen hajoaminen yllättäen kauden alussa voivat olla todella myrkkyä, varsinkaan jos ei minkäänlaista vararahastoa ole olemassa.

Kulupuolta sopeutetaan sitten realistista tulovirtaa vastaavaksi. Tärkeää on erityisesti huomioida, että aina tulee yllättäviä kustannuksia kauden aikana, joita varten on hyvä varata riittävä määrä euroja “muut kulut” – kohtaan.

 

3. Talousarvio tehdään koko seuran tasolla laskematta kuluja ja tuottoja ryhmäkohtaisesti.

 
Itselleni tämän asian merkitys selvisi muutamia vuosia sitten, kun sain tehtäväkseni erään seuran osalta laskea joukkuekohtaiset todelliset kulut ja tuotot. 

Siihen asti olin aina ajatellut seurataloutta vain koko organisaation tasolla ja ymmärtääkseni näin toimitaan valtaosassa suomalaisia urheiluseuroja tänäkin päivänä.

Mitä kyseinen seura sitten hyötyi joukkuetasolle kohdennetuista kuluista ja tuotoista?

Kun seurajohdolla oli käytössä ryhmätasolle ositettu toteuma kaikista organisaation menoista ja tuloista, niin oli mahdollista ensimmäistä kertaa verrata joukkueita sekä yksittäisiä valmentajia myös talousvaikutusten osalta keskenään.

Esimerkiksi jos joukkue X tuotti viisinumeroisen tappion vuosittain, niin se joko hyväksyttiin ja jatkettiin entiseen malliin tai aloitettiin toimenpiteet tilanteen muuttamiseksi vastaamaan tavoitetilaa.

Joka tapauksessa ei enää ollut kenelläkään seurajohdossa epäselvyyttä esimerkiksi sen suhteen, että kokonaisvaikutukseltaan kalleimman ja tuottoisimman valmentajana ero talouden osalta oli helposti kymmeniä tuhansia euroja.

Joidenkin koutsien ryhmissä kun aina pelaajamäärät tuppaavat vain kasvamaan ja koskaan ei ole toimihenkilöitä vaativia “tulipaloja”.

Toisille valmentajille taas jostain syystä aina tuntuu osuvan ilmeisesti maailman hankalimmat vanhemmat joukkueisiinsa ja seurauksena on jatkuvat seurajohdon selvittelyä kaipaavat kriisit.

Myös juniorimäärien kehitys näiden valmentajien ryhmissä on yleensä huomattavasti seuran keskiarvoja heikommat.

Joukkuekuva

Kuva: KG Sand Soccer, Creative Commons

RATKAISU: Tässä yksinkertaistettu laskentamalli, jos haluat selvittää omassa seurassasi eri ryhmien vaikutukset talouteenne. Ydinjuttu on, että KAIKKI seuran kustannukset ja tulot pitää osittaa joukkuetasolle:

  • Exceliin aluksi kaikki ryhmät allekkain ja sen jälkeen laitetaan suorat ryhmän kulut kunkin joukkueen viereen. Eli juuri sen joukkueen valmentajan palkkiot sivukuluineen, tarkat harjoitusvuorojen kustannukset, yms.
  • Sitten tulee usein unohdettu osuus eli kaikki epäsuorat kustannukset jaoteltuina joukkuetasolle. Jos esimerkiksi seurassa on palkattuja henkilöitä toiminnanjohtaja ja valmennuspäällikkö, niin heidän kulunsa kulunsa jaetaan ryhmille työajan todellisen jakautumisen suhteessa.
  • Eli jos vaikkapa valmennuspäällikön ajasta menee syystä tai toisesta 25% valmentaja X:ään, niin tämä sama osuus myös hänen kaikista kustannuksistaan laitetaan kyseisen joukkueen kohdalle laskelmaan.

 

Urheiluseuran kulupuoli

Kuva: Images Money, Creative Commons

Tulopuolen osalta jaetaan samalla tavalla joukkuetasolle kaikki seuraan sisään tuleva raha:

  • Kausimaksut on helpointa luonnollisesti laittaa yksinkertaisesti “pelaajamäärä x kausimaksu” – kaavalla.
  • Kaupunginavustukset ja muut tuet kohdistetaan joukkuetasolle parhaan arvion mukaan niiden jakoperusteiden mukaan.
  • Sponsoritulot ja muut mahdolliset rahavirrat myös kohdistetaan yksittäisille ryhmille.

Kun kaikki seuran tulot ja menot on saatu kohdistettua joukkuetasolle, niin nykytilanne resurssien todellisen jakautumisen suhteen tulee monessa organisaatiossa ensimmäistä kertaa näkyväksi.

Tämä voi seurassa olla todella vaikea paikka sekä luottamus- että toimihenkilöille, mutta siitä huolimatta erittäin suositeltava prosessi toteuttaa.

Joku viisas on aikoinaan todennut seuraavaa:

Jos haluat tietää organisaatioiden todellisen strategian eli mikä on tärkeää ja mikä ei, niin älä keskity siihen mitä he aiheesta kirjoittavat tai puhuvat, vaan mihin resurssit todellisuudessa menevät.”

Tunnistatko näitä budjetoinnin potentiaalisia ongelmakohtia oman lajisi seuratoiminnasta ja unohtuiko mielestäsi joku oleellinen kohta listasta?

Liity maksuttoman uutiskirjeen tilaajaksi alla olevan lomakkeen täyttämällä ja saat kätevät viikottaiset blogiyhteenvedot sähköpostiisi.

Jos pidit kirjoituksesta, niin jaa eteenpäin helposti verkostoillesi ohessa olevien some-nappien avulla.

Comments

  1. Perusasioita, juuri näin Mikko! Erityisesti kohdan kolme toteuttaminen on äärimmäisen tärkeää, mutta myös tunteita herättävää, koska yht’äkkiä ollaan tilanteessa, jossa aikaisemmat ns. välttämättömät asiat muuttuvat näkyviksi päätöksiksi. Joudutaan oikeasti tilanteeseen, jossa nähdään kuinka paljon mihinkin asiaan menee rahaa ja tekemään valintoja sen suhteen mihin voidaan tällä bedjettirakenteella satsata.

    Talouden läpivalaisu on toisaalta raskas prosessi ja voi aiheuttaa isoja ristiriitoja seuran sisällä, mutta toisaalta se on mahdollisuus suunnitella toimintaa hiukan pitkäjänteisemmin. Seuratoiminnassa ei ole mahdollista ajatella, että edustusjoukkueen tai vastaavan on saatava tietyt harjoitustunnit, huippuvälineet, huippu (lue:kallis) valmentaja jne.jne. jos tulopuoli ei sitä salli.

    Tärkeää on myös läpivalaista se voidaanko seurassa maksattaa nuoremmilla harrastajilla kilpa/huipulle tähtäävien harjoittelu. Se on toki sekä eettinen kysymys, että toisaalta realiteettikysymys. Yksityisten lasten liikunnan toimijoiden tullessa mukaan kuvioon, kilpailu kovenee ja näin ollen myös hinta-laatu suhde alkaa noudattaa markkinalogiikkaa yhä enemmän.

  2. Kiitos Katja kommenteista.

    Erittäin hyviä huomioita seurakenttämme tämän päivän realiteeteista.

    Mikäli toiminta yleishyödyllisessä yhdistyksessä ei ole läpinäkyvää kaikkiin suuntiin, niin on hyvä kysymys toimitaanko enää organisaation perusarvojen mukaisesti.

    Joka tapauksessa on hyvä aina välillä käydä seuraihmisten kesken avoin keskustelu tavoitteista ja toimintaperiaatteista. Tämä on parhaita tapoja ehkäistä “tulipaloja” ja riitoja seuran sisällä.

  3. Jälleen hieno kirjoitus Mikko!

    Ehkäpä eniten ihmetystä herättää se, että näin ei kaikkialla toimita jo ihan automaattisesti. Kuinkahan moni seurabudjetin laatija laatii kotona budjettinsa samaan tapaan kuin seurassa.

    Tänä vuonna:
    -Keittiöremontti 20 000€
    -Uusi auto 50 000€
    -Sähkö 2 000€

    +Palkka 45 000€
    sis. ylityöt
    +Vaimon palkka 27 000€
    +Lapsilisät 4400€
    +Kenovoitot xxxx€

    Kärjistetty, mutta idea selvinnee. Eli lähtökohtana on se mitä halutaan, eikä se mihin on varaa. Ukkomiehelle varmasti tuttu tilanne. 😀

  4. Kiitos Business palautteesta 🙂

    Eri kanavia pitkin saamieni kommenttien perusteella ryhmäkohtaiset tulot ja menot ovat erittäin arka aihe seurakentässämme. Tiettyjen toimintojen subventoinnin suuruus ei välttämättä ole kenelläkään tarkalleen tiedossa tai vaihtoehtoisesti vain pienen sisäpiirin.

    Kuulin tänään esimerkin, jossa yksi osa seuran toiminnoista eriytyi kokonaan omaksi yksikökseen emoseurasta saatuaan tietää paljonko olivat vuosittain joutuneet muiden harrastustuksia tukemaan tietämättään.

    Tämän tyyppisiä tapauksia varmasti nykyisiä subventaatio-malleja ylläpitävät tahot pelkäävät ja sen vuoksi eivät avoimesti halua seuran valitsemista linjauksista talouden suhteen keskustella.

    Ps. Ja tuo esimerkkisi kaltainen tilanne on ainakin minulle liiankin tuttu kotoa… 😉

Trackbacks

  1. […] Mikko Mäntylä kiteytti (eli varasti) sen omaan blogipostaukseensa todella erinomaisesti ja lainaan (eli varastan) sen eteenpäin: […]

  2. […] aiheesta kirjoitin aikanaan tarkemmin Urheiluseuran talousarvio – Vältä nämä kolme tyypillistä kirjoituksen viimeisessä kohdas…, jos aihe sinua enemmän […]

Speak Your Mind

*