3 Ratkaisumallia urheiluseuran vapaaehtoistoiminnan tökkiessä

Viime kirjoituksessani 5 Syytä vapauttaa vanhemmat pakkotalkoista kävin läpi perusteita, miksi vapaaehtoistoiminta seurassa kannattaisi myös nimensä mukaisesti pitää täysin vapaaehtoisena ilman minkäänlaista suoraa tai epäsuoraa pakottamista.

Tässä kirjoituksessa käyn läpi kolmen konkreettisen seuramallin kautta käytännön keinoja saada toiminta hoidettua laadukkaasti. Tämä koskee niin edellisen kirjoituksen talkoohommia kuin muun muassa perinteisesti vapaaehtoisia joukkueenjohtajan, rahastonhoitajan ja ottelutoimitsijoiden tehtäviä.

Näissä malleissa on myös samalla huomioitu, ettei luottamushenkilö tai palkattuja seura-aktiiveja kuormiteta burn-outtiin, eivätkä harrastamisen kustannukset räjähdä nykytasoista vielä merkittävästi ylemmäksi.
 

Miksi tämä on todennäköisesti myös sinun urheiluseurallesi olennainen asia?

Mutta mitä seurani hyötyy vanhempien vapauttamisesta tehtävistä, mitä nämä eivät haluaisi hoitaa? Jonkun ne on nimittäin hoidettava joka tapauksessa, niin ei kai se pieni painostus siinä mitään haittaa?

Tämän kysymyksen esitti useampia minuun eri kanavia pitkin yhteyttä ottanut henkilö.

Tunnistan itse myös ajatelleeni näin vahvasti seurassa toimihenkilönä toimiessani ja varsinkin ennen kuin omalla jälkikasvulla tulivat urheiluseuraharrastukset ajankohtaisiksi.

Vasta sen jälkeen aloin pohtimaan asiaa myös vanhempien näkökulmasta ja toisaalta myös näkemään, mitä ongelmia vastentahtoisten vanhempien ”pakottaminen” tehtäviin aiheutti koko seuran toimivuudelle.

Alla lista oireista, joiden juurisyy voi hyvinkin olla seuran valitsemissa vapaaehtoistyön rakenteissa ja ratkaisumalleissa:

  • Jokaisessa ryhmässä hoidetaan asioita omilla tavoilla ja seuran linja on käytännössä vain kaunis ajatus.
  • Vapaaehtoisia on yhä vaikeampi saada varsinkin koko seuran juttuja hoitamaan ja ei se joukkuetasollakaan mitään helppoa ole.
  • Vähät seura-aktiivit alkavat olla aivan puhki ja moni miettii hanskojen laittamista naulaan.
  • Seuran puheenjohtaja luopuisi heti hommastaan, kun keksisi vain kenelle kehtaa mahdottomaksi tulipalojen sammutteluksi jostain syystä muuttuneen tehtävänsä siirtää.
  • Seuran vuosikokoukseen ei tule enää juuri ketään paikalle hallituksen lisäksi, kun pelkäävät nakkien viuhuvan. Osassa joukkueita jo sama ilmiö vanhempainiltojen osallistujamäärissä.

Jos tutun kuuloisia oireita löytyy listasta, niin toivottavasti alla olevista ratkaisumalleista löytyy apua tilanteeseenne.
 

Urheiluseuran tulipalot

Kuva: Montecruz Foto (CC)

 

Kolme perusmallia ja konkreettiset ratkaisut

 
Olen rakentanut ratkaisujen läpikäynnin kolmen erilaisen seurarakenteen ympärille. Nämä mallit eivät ole toisiaan parempia tai huonompia, vaan organisaation tavoitteista ja resursseista riippuvaisia mikä milloinkin on sopivin tapa:

  1. Perinteinen vahvasti vapaaehtoisiin vanhempiin perustuva seuraorganisaatio
  2. ”Hybridi”-malli eli vapaaehtoisuuden ja maksamisen yhdistelmä
  3. Seuran perustoiminta rakennetaan sujuvaksi ilman minkäänlaista tarvetta vapaaehtoistyötä vanhemmilta

Itse toimin tällä hetkellä yhdessä urheiluseurassa hallituksen jäsenenä ja vapaaehtoistyöntekijänä sekä kahdessa muussa ammattivalmentajana. Nämä kyseiset seurat edustavat kaikki eri malleja näistä kolmesta vaihtoehdosta.

Alla kaikkiin näihin käytännön ratkaisuja siinä tilanteessa, ettei vapaaehtoisia enää tunnu löytyvän määrällisesti ja/tai laadullisesti riittävästi.
 

Urheiluseuran polut

Kuva: Dan Moyle (CC)

 

1. Perinteinen vahvasti vapaaehtoisiin vanhempiin perustuva seuraorganisaatio


 
Hallituksen jäsenenä kaupunginosamme urheiluseurassa Hiidet ry:ssä olen oppinut tämän mallin isot vahvuudet. Yhteisölliseen vapaaehtoistoimintaan voi saada mukaan kenet vain alueen ihmisistä vapaaehtoistyöhön, kun nämä kokevat toiminnan tärkeäksi yhteisön lapsille ja aikuisille.

Hoidamme vapaaehtoispohjalta kaiken hallinnon sekä muun muassa hiihto- ja yleisurheilukisojen järjestelytehtävät hallituksen jäsenten toimesta. Osa ohjaajistamme on ammattilaisia palkkiopohjalla ja toisissa toiminnoissa taas vanhemmat vetävät ryhmiä ilman korvauksia.
 

Hiihtoksisat

Hiidet ry:n lasten hiihtokisat

 
Tämän tyyppinen malli vaatii riittävän vapaaehtoisporukan saamiseksi ja seuran laadukkaan toiminnan takaamiseksi ennen kaikkea seuraavia asioita:
 

Ratkaisu: Resurssien mukaan rajattu toiminnan laajuus

 
Pysytään omalla maantieteellisellä alueella ja ei laajennuta yhtään enempää kuin vapaaehtoisten määrä antaa myöten. Tämä on välillä haastavaa, kun hyvää toimintaa olisi niin mukava skaalata isommaksia.

Kuitenkin ongelmat alkaisivat juuri sillä hetkellä, kun innostuneita ihmisiä ei löytyisi enää luontevasti, vaan enemmän tai vähemmän ”pakolla” siirryttäisiin rekrytoimaan tekijät.

Koska vapaaehtoiset hallinnon hoitavat ihmiset ovat seuran ydin, niin heidän riittävyyden ja jaksamisen rajaamilla reunaehdoilla on muistettava mennä.
 

Ratkaisu: Kerrotaan jo etukäteen seuraan tuleville, jos kaikilta odotetaan vapaaehtoistyötä yhteiseksi hyväksi

 
Liian usein vanhempi ei tiedä lastansa uuteen harrastukseen tuodessaan, mitä häneltä itseltään sen osalta vaaditaan.

Monta tulevaa ongelmaa voidaan välttää avoimesti kertomalla miten rutiinit tullaan pyörittämään. Esimerkiksi seuraavanlainen mainoslause voisi nettisivuilta löytyä:

Meillä uskotaan yhdessä tekemisen kautta löytyvän paras mahdollinen urheiluseuratoiminta sekä lapsille että vanhemmille. Toteutamme vuosittain muun muassa ison turnauksen vapaaehtoisvoimin ja näin pidämme myös maksut matalina. Myös joukkueiden taustatyöhön tarvitsemme vanhempien panosta, mutta se antaa myös paljon takaisin yhteisinä kokemuksina.

Näin jokainen voisi eri harrastusvaihtoehtoja pohtiessaan jo päättää, onko seuran arvomaailman itselleen sopiva ja olenko siihen valmis sitoutumaan.

Aivan kuin yritysten kannattaa miettiä kuka on heidän ideaaliasiakkaansa, niin urheiluseuran etu on kertomalla avoimesti itsestään vaikuttaa minkälaiset vanhemmat lapsensa toimintaan mukaan tuovat.
 

Ratkaisu: Pidetään vapaaehtoisista huolta, kiitetään ja muistetaan

 
Mikäli seuran koko olemassaolon kivijalka on ilman korvausta tehtävä työ yhteiseksi hyväksi ja helposti epäonnistuessaan pahimpia pullonkauloja kehitykselle, niin se kannattaa myös pitää ykkösprioriteettina jatkuvasti.

Käytännössä tarkoittaa, ettei ketään kuormiteta burn-outtiin ja jätetä huomiotta. Kuten hyvä ystäväni pitkään urheiluseuratyötä eri rooleissa tehnyt Pekka Rankinen on osuvasti todennut:

Koskaan et voi kiittää ihmisiä liikaa urheiluseuratyössä

Tämän kun pitää mielessä ja toteuttaa, niin varmasti myös todennäköisyys tekijöiden riittävyydelle ja jaksamiselle kasvaa huimasti.
 

Kiittäminen urheiluseurassa

Kuva: Nate Grigg (CC)

 

2. ”Hybridi”-malli eli vapaaehtoisuuden ja maksamisen yhdistelmä

 
Yksinkertaistettuna esimerkkinä ”hybridin” toimintaperiaatteesta on pelimatkalle lähteminen joukkueen kanssa. Vanhemmille annetaan käytönnössä vapaaehtoisen kuskaamisen lisäksi maksullinen vaihtoehto kysymällä:

Lähteekö ensi sunnuntain vieraspeliin tarpeeksi kyyditsemiseen henkilöautoja vai tilataanko bussi?

Samaa toimintamallia voi halutessaan alkaa käyttää lähes mihin tahansa seuratoiminnan osa-alueeseen.

Aikoinaan Karhun Pojat koripalloseurassa toiminnanjohtajana ollessani alkoi useammalla joukkueella olla haasteita saada riittävästi toimitsijoita matseihin.

Perinteisesti vanhemmat olivat ajanoton, tulostaulun, tilastoinnin ja muut toimitsijapöydän tehtävät hoitaneet. Mutta varsinkin valtakunnallisiin sarjoihin viiden henkilön saaminen pöytään sekä erityisesti kaksi erityisosaamista vaativaan koneelliseen tilastointiin alkoi joukkueenjohtajalle olla aikamoinen riesa.

Vanhemmilta tuli palautetta, että katsoisivat mieluummin lastensa SM-sarjapelit ihan katsomosta käsin ja joukkueenjohtajia oli yhä hankalampi saada tämän ikävän toimitsijahankinnan vuoksi vanhimpiin ikäryhmiin.
 

Ratkaisu: Palvelu otteluiden toimitsijatehtävien ulkoistamiseen

 
Kehitimme tuolloin mallin, jossa joukkueen oli halutessaan mahdollista antaa palkkiota vastaan hoidettavaksi sekä toimitsijoiden hankinta että itse toimitsijatehtävät otteluissa.

Yksi seuramme aktiivisista toimitsijoista otti toimitsijapalvelun hoitaakseen. Halukkaat joukkueet toimittivat ottelulistat kauden alussa ja korvausta vastaan hän hankki kaikkiin otteluihin tarvittavat henkilöt.

Seura sitten maksoi toimitsijavastaavan seuran rahastonhoitajalle toimittaman listan mukaan kerran kuussa verokortilla 10-25 euron palkkiot toimitsijoille sekä vastaavan oman korvauksen. Helppo ja nopea prosessi, josta kaikki osapuolet olivat tyytyväisiä lopputulokseen:

  • Vanhemmat saivat keskittyä lastensa kauden tärkeimpien pelien katsomiseen rauhassa.
  • Joukkueenjohtaja sai ulkoistettua hankalan homman ja seura sitä kautta henkilöitä helpommin näihin jojon hommiin.
  • Suurin osa toimitsijoista oli 15-18-vuotiaita junioreita, joille korvaukset olivat merkittäviä lisätuloja ja samalla pitivät myös monia jo lopettaneita mukana rakkaan lajin parissa.

Voin jo kuvitella, että mielessäsi ehkä pyörii seuraava kysymys:

Mutta miten paljon kustannukset nousevat, jos tällaiseen systeemin meillä siirryttäisiin?

Vastaus: Joukkue maksoi kokonaisuudessaan noin 1000 euroa kaudessa SM-sarjapeliensä toimitsijatehtävien ”avaimet käteen” –hoitamisesta. Keskimäärin 10 kotiottelua ja 50 toimitsijaa yhteensä.

Mikäli porukassa oli normaalit 15 pelaajaa, niin se teki kaudessa per naama noin 65 euron kulun.

Vertailuna voisi ottaa esimerkiksi koripallossa yleistynyttä tapaa käydä ennen kauden alkua urheiluopistolla joukkueen kanssa pitkän viikonlopun leirillä, joka saattaa helposti maksaa 400 euroa per pelaaja.

Yhden tällaisen viidentoista hengen leirin väliin jättämällä ja 6000 euroa joukkuetasolla säästämällä, voidaan hankkia kuudeksi kaudeksi SM-peleihin toimitsija joka peliin eli noin 300 toimitsijatehtävää.

Tämä siis yhtenä mallina säästää kulu jostain muualta, jos ei haluta suoraan kausimaksun päälle lisätä.
 

 Toimitsijat koripallossa

Kuva: Jeff Noble (CC)

 

Ratkaisu: Samaa mallia voi käyttää myös joukkueenjohtaja tai rahastonhoitajien suhteen.

Olen itse vuosien varrella pitänyt laskujeni mukaan noin 200 vanhempainiltaa urheiluseuroissa. Viimeisinä vuosina aloin entistä useammin etukäteen selvittämään löytyykö ryhmästä vapaaehtoisia taustahommiin.

Jos oli tiedossa hiljaista kengän kärkiin tuijottelua kokouksen toimihenkilöjen valintojen koittaessa vanhempainillassa, niin otin saman tien ”hybridi”-ratkaisumallin puheeksi:

Mikäli ei vapaaehtoisesti löydy ketään tekijää, niin tehtävästä maksetaan 1000 euron korvaus kaudessa. Olen jo valmentajan kanssa keskustellut, että jos vanhemmista kukaan ei edes maksua vastaan halua hommaa tehdä, niin hän voi ottaa hoidettavakseen.

Aina löytyi tällä tavalla helposti tehtäviin henkilöt, yleensä vapaaehtoisena, mutta jollain palkkiotasolla sitten viimeistään valmentaja tai joku vanhemmista.

Olennaisinta siis oli, että tärkeisiin rooleihin joukkueessa saatiin tekijät ja ketään ei tarvinnut vastentahtoisesti painostaa.

 

3. Seuran perustoiminta rakennetaan sujuvaksi ilman minkäänlaista tarvetta vapaaehtoisille vanhemmille

 
Itsellenikin suhteellisen uutena mallina on Karhun Pojissa nykyään toteutettava systeemi, jossa joukkueenjohtajat ja rahastonhoitajat on kokonaan poistettu joukkueista.

Pähkinänkuoressa siis prosessit on seurassa viilattu niin toimiviksi, että nyt jo useamman kauden homma on toiminut kokonaan ilman henkilöitä näissä tehtävissä.

Jos olet skeptinen miten tällainen voi olla junioripalloiluseurassa mahdollista, niin voin sanoa itse aluksi kuuluneeni samaan joukkoon.

Nyt kun pari vuotta on saanut seurata systeemiä, niin on pakko myöntää oma epäluuloisuuteni mallin toimivuudesta aiheettomaksi.
 

Ratkaisu: Ydinjutut ”poistetaan joukkueiden joukkueenjohtajat sekä rahastonhoitajat” -mallista:

  • Kuukausittaiseen kausimaksuerään kuuluu lähes kaikki. Joukkueilla ei ole omia tilejä, vaan seura laskuttaa kausimaksut ja erikseen tulevat turnauskulut päätilille jäsenrekisteriohjelmallaan.
  • Valmentaja hoitaa ryhmän tiedotuksen, tuo lääkelaukun otteluihin ja täyttää pöytäkirjan.
  • Seurassa on valmiit tiedotepohjat yms. eri tapahtumia varten eli tiedotus tapahtuu tehokkaasti ja yhteisen linjan mukaisesti.
  • Ei tarvitse vuosittain hankkia uusia joukkueenjohtajia ja rahastonhoitajia sekä kouluttaa heitä.
  • Prosessit hoidetaan läpi linjan seuran joukkueissa samalla hyväksi havaitulla sapluunalla versus perinteinen ”jokainen tekee tyylillään ryhmässään riippumatta osaamisesta ja lopputuloksista”
  • Esimerkkinä yhden turnauksen hoitaminen keskitetysti seuran toiminnanjohtajalta valmiilla prosessilla tiedotuksen ja laskutuksen osalta vie yhteensä noin 15 minuuttia.
  • Kustannuksiltaan malli on halvempi kuin aikaisempi KaPossa, koska joukkueenjohtajille oli ollut tapana maksaa kulukorvauksia, jotta saatiin vuosittain kaikkiin ryhmiin henkilö tehtävää hoitamaan.

Lisäksi muun muassa peliasujen ja muiden tarvikkeiden hankinnat on keskitetty yhteen liikkeeseen, joka laskuttaa suoraan seuraa. Eli tämänkin prosessin tehostaminen on poistanut paljon turhia kuittien liikuttelua ostojen osalta.

Mutta eikö seurassa pääse vapaaehtoistyötä sitten halukkaat ollenkaan tekemään?

Päinvastoin itse asiassa, sillä kun pakolliset rutiinit hoituvat ilman vanhempia, niin he voivat tarvittaessa juuri keskittyä olennaisiin muun muassa yhteisöllisyyttä rakentaviin juttuihin.

Esimerkiksi perinteiset buffettien pito kotipeleissä, turnauksissa valmentajan avustaminen tapahtuman otteluiden ulkopuolisten aktiviteettien järkkäämisessä, joukkueen joulu- ja kaudenpäätösjuhlat, yms.
 

Mokkapalat joukkue

Kuva: Sami Keinänen (CC)

 
Ydinjuttu kuitenkin siis on, että nämä eivät ole kriittisiä perustoiminnan pyörittämisen osalta. Siksi ne voivat myös 100% olla vapaaehtoisuuteen perustuvia.
 

Yhteenveto:

 
Paljon asiaa tämänkertaisessa kirjoituksessa ja kiitos kun jaksoit lukea tänne asti lukea 🙂

Toivottavasti löysit tarvittaessa oman seurasi toimintaan harkinnanarvoisia ideoita, joko kokonaismallin tai yksittäisten ratkaisujen osalta.
 
Mielellään kuulen kommentteja ja kysymyksiä alla olevassa kommenttikentässä. Jatketaan keskustelua aiheesta siellä.

Jos pidit kirjoituksesta, niin jaa helposti verkostoillesi alla olevilla some-napeilla.
 
 

Liity Maksuttomaan Aina Ennenkin Sisäpiiriin:

1) Saat kätevästi uudet blogikirjoituksista aina tiedon sähköpostiisi
2) Osallistumisoikeus vain Sisäpiiriläisille suunnattuihin ilmaisiin nettiseminaareihin
3) Suljettu Facebook-ryhmä Sisäpiirin jäsenille
4) Muita erikoisetuja

–> Liity Aina Ennenkin Sisäpiiriin!

 

Kirjoita kommentti